Comment l'intégration avec QuickBooks fonctionne-elle ?

Cet article vous explique comment l'intégration entre Erplain et QuickBooks Online fonctionne.  Des informations supplémentaires ainsi que des détails sur l'utilisation de l'intégration sont disponibles sur cette page.

Produits

Une fois la connexion entre Erplain et QuickBooks Online faite, vous pouvez importer vos produits créés sur QuickBooks Online vers Erplain, ou exporter vos produits créés sur Erplain vers QuickBooks.

Une fois que vos produits sont téléchargés sur les deux applications, tous les changements réalisés sur Erplain seront automatiquement mis à jour sur QuickBooks et vice versa. Un produit correctement synchronisé affichera le logo QuickBooks à droite de votre écran dans la liste produit ainsi qu'un symbole dans la fiche du produit.

Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de convertir vos produits en articles "hors stock". 

Cliquez-ici pour plus d'informations sur la synchronisation des produits.

Clients

Vous pouvez importer vos clients de QuickBooks Online vers Erplain. Une fois les clients importés, ils seront synchronisés dans les deux sens entre les deux applications. 

Nous vous recommandons de créer vos clients sur Erplain car ils seront envoyés automatiquement à QuickBooks lorsqu'une facture est créée avec un nouveau client. Si vous créez un client sur QuickBooks, vous pouvez faire un nouvel import des clients vers Erplain. Seules les nouvelles fiches client seront envoyées à Erplain.

Cliquez-ici pour plus d'informations sur la synchronisation des clients.

Fournisseurs

Vous pouvez importer vos fournisseurs de QuickBooks Online vers Erplain. Une fois les fournisseurs importés, ils seront synchronisés dans les deux sens entre les deux applications. 

Nous vous recommandons de créer vos fournisseurs sur Erplain car ils seront envoyés automatiquement à QuickBooks lorsque des ordres d'achat sont créés avec de nouveaux fournisseurs. Si vous créez un fournisseur sur QuickBooks, vous pouvez effectuer un nouvel import des fournisseurs vers Erplain. Seules les nouvelles fiches fournisseurs seront envoyées à Erplain.

Cliquez-ici pour plus d'informations sur la synchronisation des fournisseurs.

Factures, Acomptes Avoirs, Remboursements

Toutes les nouvelles factures créées sur Erplain peuvent être envoyées vers QuickBooks Online. Veuillez noter que la facture elle-même, incluant le client et les produits, est envoyée à QuickBooks, ce n'est pas une simple écriture de journal. Les factures d'acompte peuvent également être envoyées à QuickBooks.

Idem pour les avoirs (ou notes de crédit) et les remboursements. 

Si vous créez une facture depuis QuickBooks Online, elle ne sera pas envoyée sur Erplain. Cependant, les ajustements de stock résultant de cette facture seront bien synchronisés.

Cliquez-ici pour plus d'informations sur la synchronisation des factures.

Paiements

Les paiements peuvent être ajoutés à partir d'Erplain ou de QuickBooks. Les paiements reçus sur QuickBooks reflètent dans Erplain. Si vous ajoutez un paiement directement depuis Erplain, il se reflétera aussi dans QuickBooks.

Ainsi, vous pourrez suivre les statuts de vos factures en fonction des paiements : Payée, Non-payée et Partiellement payée sur Erplain.

⚠️Si vous avez une facture avec plusieurs paiements, évitez de créer un paiement d'un côté et un second de l'autre pour la même transaction⚠️

Des informations complémentaires sont disponibles dans cet article: Synchronisation des paiements.

Achats et Factures d'achat (dépense)

Tous les nouveaux achats fournisseur créés sur Erplain peuvent être envoyés vers QuickBooks Online. Veuillez noter que l'ordre d'achat lui-même, incluant le fournisseur et les produits, est envoyé à QuickBooks, ce n'est pas une simple écriture de journal.

Si vous créez un ordre d'achat depuis QuickBooks Online, il ne sera pas envoyé sur Erplain. Cependant, les ajustements de stock résultant de cette opération seront bien synchronisés.

Lorsque vous recevez les produits, cliquez sur "Recevoir les produits" dans Erplain, et cette réception fournisseur peut être envoyée à QuickBooks.

Des informations supplémentaires sur les ordres d'achat et les livraisons sont disponibles dans cet article.

Stock

Par défaut, la synchronisation des stocks fonctionne dans les deux sens. En revanche, vous pouvez désactiver la synchronisation des stocks de QuickBooks vers Erplain (optionnel). Pour plus d'informations, veuillez consulter l'article sur la Synchronisation des stocks.

Sur Erplain, le stock réel est mis à jour dès que vous créez un de ces documents :

- Bons de livraison (à partir de bons de commande)
- Factures
- Retours produit
- Entrées de stock
- Sorties de stock
- Réceptions (à partir d'achats)

Erplain synchronise le stock réel avec QuickBooks pour toutes ces transactions.

Entrepôts multiples

Vous pouvez paramétrer plusieurs lieux de stockage dans Erplain afin de suivre le stock, les ventes et les achats depuis chaque emplacement.

Vous pouvez déterminer un lieu de stockage par défaut, ce dernier sera utilisé dans Erplain lors d'un ajustement des stocks lancé depuis QuickBooks.

Important

• Il est possible de synchroniser un seul compte Erplain par compte QuickBooks et vice versa.
• La fusion de clients est déconseillée lorsque vous utilisez Erplain et QuickBooks. Afin d'éviter des problèmes sur votre compte Erplain, veillez à ne pas fusionner des clients dans QuickBooks.