FAQ Facturation Electronique

Cette FAQ regroupe plusieurs questions au sujet de la facturation électronique ainsi que leurs réponses. Pour plus d'informations, vous pouvez nous contacter via la création d'un ticket.

Qu'est-ce que la facturation électronique et qui est concerné ?

La facturation électronique impose l'envoi et la réception des factures entre entreprises via des Plateformes Agréées (PA). Elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. L'entrée en vigueur se fait par phase : les entreprises sont d'abord tenues de réceptionner leurs factures au format électronique, aussi appelé Factur-X, puis d'émettre. (Septembre 2026 pour la réception, Septembre 2027 pour l'émission).

Est-ce qu'un abonnement Pennylane est obligatoire ?

Non, l'abonnement à Pennylane n'est pas obligatoire. Pennylane est la Plateforme Agréée (PA) choisie par Erplain pour l'émission des factures électroniques. Si vous utilisez Erplain, l'envoi de vos factures passera automatiquement par Pennylane. Cependant, pour la réception des factures fournisseurs, vous pouvez choisir une autre plateforme (PA de réception) avec votre comptable.

 

Y a-t-il un surcoût pour la connexion à la PA Pennylane ?

Non, il n'y a aucun surcoût lié à la plateforme agréée Pennylane dans le cadre de la facturation électronique. Si vous souhaitez utiliser Pennylane comme logiciel comptable complet, un abonnement payant est nécessaire, mais cela reste optionnel.

Quelle est la différence entre la PA d'émission et la PA de réception ?

La PA d'émission est la plateforme qui envoie vos factures clients (via Erplain + Pennylane). La PA de réception est celle qui reçoit les factures de vos fournisseurs. Ces deux plateformes peuvent être différentes. Vous pouvez aussi utiliser plusieurs PA d'émission différentes.

• La PA d'émission (côté ventes) : Elle convertit vos factures de vente au format légal requis, valide leur conformité réglementaire, les achemine vers la plateforme de votre client (en consultant l'annuaire central de l'Etat) et transmet automatiquement les données fiscales obligatoires à l'administration publique.
• La PA de réception (côté achats) : Elle centralise les factures d'achat envoyées par vos fournisseurs, vérifie leur authenticité, les injecte directement dans votre outil comptable pour éviter la saisie manuelle, et signale les changements de statut (reçue, acceptée, payée) au destinataire et à l'État.

Comment Erplain et Pennylane fonctionnent-ils ensemble ?

Erplain reste votre logiciel de gestion quotidienne (facturation, stocks). Pennylane intervient uniquement comme passerelle technique pour la transmission électronique des factures. Pour les utilisateurs, le processus est transparent : vous continuez à travailler dans Erplain comme avant.

 

Comment fonctionne l'envoi automatique des factures vers la PA Pennylane ?

En paramétrant l'envoi en automatique, la facture est transmise à la PA Pennylane dès sa finalisation dans Erplain. Vous n'avez aucune manipulation supplémentaire à effectuer. Les factures peuvent aussi être envoyées manuellement.

 

Est-il toujours possible d'envoyer une facture PDF à mes clients ?

Oui. La facturation électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA. Pour vos clients particuliers, vous pouvez continuer à envoyer vos factures en PDF par email comme actuellement. Pour les clients sujets à la réforme, vous pouvez toujours envoyer les factures en PDF mais cela ne se substituera pas à un envoi à la PA qui reste obligatoire.

Comment gère-t-on les avoirs ?

Les avoirs suivent le même processus que les factures : ils sont émis depuis Erplain et transmis via la PA Pennylane de la même manière.

Est-ce que le SIRET de mon client est obligatoire pour émettre une facture ?

Oui, le SIRET du client est une donnée obligatoire pour la facturation électronique. Si le SIRET n'est pas valide, la facture ne pourra pas être transmise via la plateforme. Erplain inclut désormais une vérification et validation des informations nécessaires pour finaliser une facture électronique, vous aidant à ajouter ou corriger les informations manquantes.

 

Que faire si un client rejette une facture sur la plateforme ?

Si un client rejette une facture (refus de paiement ou contestation), la facture reste visible dans votre historique. Elle est automatiquement annulée et un avoir est également créé.

Comment gérer les importations UE et hors UE avec la facturation électronique ?

Les factures d'achats hors UE (par exemple depuis les USA) ne passent pas par la plateforme de facturation électronique. Vous continuez à les recevoir en PDF et à les saisir manuellement.

Qu'est-ce que l'e-reporting et comment ça fonctionne ?

L'e-reporting est la transmission automatique des données de vos factures à l'administration fiscale. Cette transmission est gérée en arrière-plan par la plateforme Pennylane. Vous n'avez aucune action particulière à effectuer.

Les factures en e-reporting uniquement sont-elles gérées par la PA ?

Oui, les factures soumises à l'e-reporting uniquement sont également transmises via la plateforme. Aucune action supplémentaire n'est nécessaire de votre côté.

Les informations clients retombent-elles automatiquement dans Pennylane ?

Oui, les informations des fiches clients saisies dans Erplain retombent automatiquement vers la fiche client correspondante dans Pennylane.

Est-ce que les numéros de TVA et SIREN apparaîtront sur les factures ?

Oui, dans la nouvelle version d'Erplain, les numéros de TVA intracommunautaire et SIREN seront visibles sur les factures, conformément aux obligations de la facturation électronique.

 

Les paiements sont-ils synchronisés entre Erplain et Pennylane ?

Oui, lorsqu'une facture est marquée comme réglée dans Erplain, l'état de paiement est synchronisé dans Pennylane, idem si la facture fait l'objet d'un rapprochement bancaire sur Pennylane.

Comment Shopify s'intègre-t-il avec Erplain et Pennylane ?

Erplain s'interface avec Shopify pour la gestion des stocks et des commandes. Les factures générées dans Erplain sont ensuite transmises via Pennylane pour la facturation électronique. Le fonctionnement en trio Shopify / Erplain / Pennylane est tout à fait possible.