Champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent d'adapter Erplain aux besoins spécifiques de chaque entreprise en ajoutant des informations sur mesure sur diverses fiches et documents de vente ou de stock.

Les champs personnalisés sont disponibles dans les paramètres, avec plusieurs sous-sections pour les différents formulaires où ils peuvent être appliqués.


Les champs personnalisés peuvent être associés à un grand nombre d'éléments :

• Fiches contact : Clients, Fournisseurs et Employés.
• Catalogue produits : Produits et Variantes de produits.
• Documents de vente : Devis, Commandes client, Bons de livraison, Factures, Retours de produits, Remboursements et Avoirs.
• Documents d'achat : Commandes fournisseur et Bons de réception.
• Mouvements de stock : Entrées de stock, Sorties de stock et Transferts de stock.
• Gestion financière & Abonnements : Paiements et Abonnements.

Fonctionnement général

Dans Erplain, un champ personnalisé est défini par une structure fixe qui régit la façon dont la donnée est saisie, validée et stockée.

Chaque champ personnalisé est caractérisé par :

• Le nom : Le nom visible par les utilisateurs dans l'interface (ex. « Couleur de l'article » ou « Code d'accès client »).
• L'Identifiant système : Un nom technique unique généré automatiquement à la création (au format simplifié, ex. couleur_de_l_article).
  Pour garantir la cohérence des données, cet identifiant est définitif et non modifiable après sa création mais il peut être modifié à la création si vous souhaitez le raccourcir par exemple.
• Le Type de saisie : Le format du champ (texte, nombre, liste, etc.), également non modifiable après la création du champ.
• Les Règles de comportement : Un ensemble de critères optionnels configurables par le gestionnaire (rendre le champ obligatoire, définir une valeur par défaut, ou imposer des limites comme des valeurs minimales/maximales).

Types de champs disponibles

Voici une explication simple de chacun des types de champs que vous pouvez créer :

• Texte court : Une ligne de texte simple.
• Texte long / Zone de texte : Un bloc de texte multiligne.
• Nombre : Un champ destiné uniquement à des valeurs numériques (décimales ou entières).
• Booléen : Une simple case à cocher pour des choix binaires.
• Date : Un sélecteur de calendrier permettant de choisir une date spécifique.
• Date et Heure : Un sélecteur complet permettant d'enregistrer à la fois une date précise et une heure exacte.
• Liste déroulante : Permet de choisir une ou plusieurs options au sein d'une liste déroulante prédéfinie.
• Bouton radio : Présente toutes les options disponibles sous forme de boutons circulaires visibles.
• Cases à cocher : Affiche une liste d'options accompagnées de cases carrées. L'utilisateur peut en cocher autant qu'il le souhaite.

Une fois le champ personnalisé créé, il est ensuite disponible sur le formulaire concerné. Un champ personnalisé sur les clients sera donc disponible dans la section "général" de la fiche client. Il est aussi possible d'utiliser les Filtres et vues pour filtrer sur les champs créés.

Exemples de champs personnalisés

Voici quelques exemples de champs personnalisés que vous pouvez utiliser dans Erplain :

Application des Incoterm sur un achat

Champ personnalisé sur : Commandes fournisseur
Type de champ : Liste déroulante
Valeurs possibles : EXW, FOB, CIF, DAP, DDP

Utilisation : Pertinent pour les entreprises qui importent des marchandises ou travaillent avec des fournisseurs internationaux.

Affichage du type de client

Champ personnalisé sur : Clients
Type de champ : Liste déroulante
Valeurs possibles : Revendeur, Distributeur, Client final, Grand compte

Utilisation : Segmentation des clients selon leur profil commercial. Cela permet ensuite de filtrer les clients, préparer des actions commerciales ciblées ou adapter les conditions de vente.

Certification fournisseur

Champ personnalisé sur : Fournisseurs
Type de champ : Booléen / case à cocher

Utilisation : Permet d'indiquer rapidement si un fournisseur est validé selon les critères internes de l'entreprise.

Usage des champs personnalisés dans les documents PDF

Les champs personnalisés peuvent apparaître dans les documents PDF générés sur Erplain. Pour cela, il faudra d'abord les sélectionner dans les options des paramètres PDF des différents documents.