Numéros de série

Modifié le Mer, 8 Juill. à 10:32 H

Gestion des Numéros de Série

Suivez la traçabilité de vos produits à l'unité près : de la réception fournisseur jusqu'à la livraison client, en passant par les inventaires et les retours.

Différence clé : Numéro de série vs Numéro de lot

Alors qu'un numéro de lot regroupe plusieurs exemplaires d'un même produit (par exemple pour une date de péremption commune), un numéro de série identifie une seule unité unique. C'est l'outil idéal pour les produits à forte valeur unitaire, l'électronique ou le matériel nécessitant un suivi de garantie ou de SAV individuel. Vous pouvez consulter l'article suivant pour découvrir le fonctionnement des numéros de lot.

1. Règles fondamentales des produits sérialisés

Pour pouvoir utiliser les numéros de série dans Erplain, quelques principes simples s'appliquent à vos fiches produits :

Pas de stock décimal : Un produit suivi par numéro de série ne peut avoir que des quantités entières en stock (1, 2, 50, etc.). Il est impossible d'avoir des demi-unités (comme 1.5).

Unicité stricte : Un numéro de série est unique pour un produit donné au sein de votre entreprise. Vous ne pouvez pas enregistrer deux fois le même numéro pour un même produit, même si vous disposez de plusieurs entrepôts.

Compatibilité avec les lots : Si un produit est suivi à la fois par numéro de lot et par numéro de série, chaque numéro de série doit obligatoirement être rattaché à un lot spécifique.

Pour activer les numéros de série sur un produit, il faudra aller dans la section traçabilité d'une fiche produit.

Vous pouvez activer le suivi des numéros de lot et des numéros de série sur un même produit.

2. Cycle de vie d'un numéro de série (Les statuts)

Chaque numéro de série traverse différents statuts dans Erplain pour vous indiquer précisément où il se trouve :

Disponible

Le produit est en stock dans votre entrepôt. Il est prêt à être vendu, transféré ou utilisé.

Alloué

Le numéro de série est sélectionné dans un bon de commande client actif. Il est réservé pour cette vente et ne peut pas être proposé à un autre client.

Expédié

Le produit a quitté votre entrepôt à la suite de la validation d'un bon de livraison ou d'une facture directe. Il sort définitivement de votre stock physique.

Indisponible

Le produit n'est plus disponible en stock (retiré par un ajustement de stock négatif, renvoyé au fournisseur, ou écart constaté lors d'un inventaire).

3. Numéros de série dans les cycles de vente et d'achat

Réception et Entrées de Stock (Achats)

Lorsque vous achetez des produits sérialisés, vous devez renseigner leurs numéros de série pour les intégrer à votre stock :

Bon de Réception Fournisseur : À la réception, vous validez ou scannez les numéros de série reçus. Cette étape met à jour le stock et passe le statut à Disponible.
Ajustement de stock (Entrée) : Si vous ajoutez du stock manuellement, Erplain vous demandera de saisir les nouveaux numéros de série correspondants.

Expédition et Sorties de Stock (Ventes)

Lors de la vente de produits sérialisés, Erplain garantit que vous vendez bien le produit exact sélectionné :

Bon de Commande Client : Vous devez choisir les numéros de série parmi ceux qui sont Disponibles dans l'entrepôt sélectionné. Ils passent alors à Alloué pour éviter qu'ils ne soient vendus à un autre client.
Bon de Livraison / Facture : Dès que vous livrez ou facturez directement le produit, les numéros associés passent automatiquement à Expédié.
Ajustement de stock (Sortie) : Si vous retirez un produit manuellement, vous devez sélectionner le numéro de série spécifique à enlever. Il passe alors à Indisponible.

Retours de marchandises (SAV)

Retour Client : Lorsque vous réintégrez un produit retourné par un client, vous devez sélectionner le numéro de série qui avait été préalablement Expédié. Celui-ci redevient Disponible (ou est isolé si défectueux).
Retour Fournisseur : Pour renvoyer un produit défectueux à votre fournisseur, vous sélectionnez le numéro de série à renvoyer (qui doit être au statut Disponible). Une fois le retour validé, le numéro de série passe au statut Indisponible.

4. Suivi des numéros de série dans Erplain

Les numéros de série peuvent être suivis dans Erplain à partir du menu traçabilité. Ce dernier vous fournit une liste de vos numéros de série ainsi que leurs statuts et un éventuel numéro de lot si vous utilisez également les numéros de lots sur ces produits.

En résumé

La gestion des numéros de série dans Erplain vous apporte une visibilité complète et sécurisée sur vos produits à forte valeur. En comprenant bien le rôle de chaque statut et en suivant les règles de correspondance des quantités lors de vos rtransaction, vous garderez un contrôle total et sans faille de votre stock.